Tietosuojaseloste Diakoniatyön asiakasrekisteristä

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän seurakunta
Käyntiosoite: Vapaudenkatu 47, 40100 Jyväskylä
014 636 611 
jyvaskylan.seurakunta(at)evl.fi

Yhteyshenkilö

Kirsi Lepoaho
Diakonian asiantuntija
kirsi.lepoaho(at)evl.fi
050 521 5416 

Rekisterin nimi

Diakoniatyön asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on diakoniatyön järjestäminen ja toteuttaminen. Diakoniatyö sisältää keskusteluavun lisäksi myös materiaaliseen apuun eli diakonia-avustusten myöntämiseen liittyviä tehtäviä: neuvonta, ohjaus, avustuksen tarpeen selvittäminen. Diakonia-avustukset myönnetään seurakunnan omista varoista, lahjoitusvaroista tai niiden myöntämiseen voidaan hakea varoja esimerkiksi Kirkon diakoniarahastolta. 

Diakoniatyö on mm. keskusteluapua, sielunhoitoa sekä sosiaali- ja terveydenhuollollista ohjausta ja neuvontaa. 

Asiakasrekisterin tietoja käytetään tarvittaessa myös, kun tiedotetaan erilaisista retkistä, leireistä ja muista tapahtumista.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen. Jos asiakassuhteessa käsitellään myös terveystietoja, näiden tietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9.2.h artiklan mukainen terveys- ja sosiaalihuollollinen hoito. 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisteröityjä ovat diakoniatyön asiakkaat. 

Asiakkaan perustiedot: nimi, yhteystiedot, perheenjäsenet, muut asiakkaaseen liittyvät yhteyshenkilöt. Taloustilanne: tulot, menot ja velat, perheen taloudellinen kokonaistila. Terveystietoja siltä osin kuin tarpeellisia asiakkuuden hoidon kannalta. Asiakkaan päiväkirja: käynnit, tapaamiset, tapahtumahistoria, keskustelun pääkohdat tarvittavalla tarkkuudella, ajanvaraukset. Päätöstiedot avustuksista ja erilaisista luvista. 

Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään haastattelemalla tai hänen toimittamistaan asiakirjoista. 

Asiakkaan antamalla valtakirjalla voidaan hankkia täydentäviä tietoja eri viranomaisilta. 

Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta sivullisille. Kirkkolain 25 luvun 8 §:ssä säädetään diakoniatyön ja sielunhoitoa koskevien tietojen salassapidosta. 

Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytysaika

Diakoniatyön asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen. Avustushakemuksia säilytetään 2 vuotta ja avustuspäätöksiä 10 vuotta. 

Tiedot hävitetään, kun viimeisestä asiakaskäynnistä tai muusta asiakkuuteen liittyvästä yhteydenpidosta on kulunut yli 5 vuotta. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus: 

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. 
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. 
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja. 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava.jita(at)evl.fi

Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
p. 029 566 6700

www.tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä