Tietosuojaseloste diakoniatyön asiakasrekisteristä
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Jyväskylän seurakunta
PL 103, Vapaudenkatu 47
40100 Jyväskylä
014 636 611
jyvaskylan.seurakunta@evl.fi
Yhteyshenkilö
Diakonian asiantuntija Kirsi Lepoaho
Jyväskylän seurakunta
PL 103, Vapaudenkatu 47
40101 Jyväskylä
050 521 5416
kirsi.lepoaho@evl.fi
2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on diakoniatyön järjestäminen ja toteuttaminen. Diakoniatyö sisältää keskusteluavun lisäksi myös materiaaliseen apuun eli diakonia-avustusten myöntämiseen liittyviä tehtäviä: neuvonta, ohjaus, avustuksen tarpeen selvittäminen. Diakonia-avustukset myönnetään seurakunnan omista varoista tai niiden myöntämiseen voidaan hakea varoja esimerkiksi Kirkon diakoniarahastolta.
Diakoniatyö on mm. keskusteluapua, sielunhoitoa sekä sosiaali- ja terveydenhuollollista ohjausta ja neuvontaa.
Asiakasrekisterin tietoja käytetään tarvittaessa myös, kun tiedotetaan erilaisista retkistä, leireistä ja muista tapahtumista.
3. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(c) artikla, jonka mukainen lakisääteinen velvoite perustuu kirkkolain 8 luvun 1 §:ään, jonka mukaan henkilötietojen käsittelyyn diakoniatyössä sovelletaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annettua lakia (703/2023). Jos asiakassuhteessa käsitellään myös terveystietoja, näiden tietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9(2)(h) artiklan mukainen terveys- ja sosiaalihuollollinen hoito.
4. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?
Rekisteröityjä ovat diakoniatyön asiakkaat.
Asiakkaan perustiedot: nimi, yhteystiedot, perheenjäsenet, muut asiakkaaseen liit-tyvät yhteyshenkilöt. Taloustilanne: tulot, menot ja velat, perheen taloudellinen kokonaistila. Terveystietoja siltä osin kuin tarpeellisia asiakkuuden hoidon kannalta. Asiakkaan päiväkirja: käynnit, tapaamiset, tapahtumahistoria, keskustelun pää-kohdat tarvittavalla tarkkuudella, ajanvaraukset. Päätöstiedot avustuksista ja erilaisista luvista.
5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään haastattelemalla tai hänen toimittamistaan asiakirjoista.
Asiakkaan antamalla valtakirjalla voidaan hankkia täydentäviä tietoja eri viranomaisilta.
6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?
Tietoja säilytetään asiakkuuden kestoajan.
Tiedot hävitetään, kun viimeisestä asiakaskäynnistä tai muusta asiakkuuteen liittyvästä yhteydenpidosta on kulunut yli kuusi (6) vuotta.
7. Minne tietoja luovutetaan?
Tietoja ei luovuteta sivullisille. Diakoniatyön asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella. Asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksesta riippumatta tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 62 ja 63 §:n mukaisissa tilanteissa tietyille viranomaisille.
Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus:
- pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
- pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.
10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
Seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystieto:
tietosuojavastaava.jita@evl.fi