Tietosuojaseloste vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteristä 

Rekisterinpitäjä 

Jyväskylän seurakunta 
Käyntiosoite: Vapaudenkatu 47, 40100 Jyväskylä 
014 636 611  
jyvaskylan.seurakunta(at)evl.fi 

Yhteyshenkilö 

Johanna Summanen 
Diakoniatyöntekijä 
johanna.summanen(at)evl.fi 
044 431 4414 

Rekisterin nimi 

Vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteri 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Toteuttaakseen kirkon tehtävää, seurakunnalla on kirkkolaissa (652/2023) säädetty velvollisuus huolehtia jumalanpalvelusten pitämisestä, kasteen ja ehtoollisen toimittamisesta sekä muista kirkollisista toimituksista, kristillisestä kasvatuksesta ja opetuksesta, sielunhoidosta, diakoniasta ja lähetystyöstä sekä muista kristilliseen sanomaan perustuvista julistus- ja palvelutehtävistä.  

Kirkon perustehtävän hoitamiseksi seurakunta järjestää erilaisia tapahtumia, rippileirejä, retkiä ja muita vastaavia tilaisuuksia. Seurakuntalaisten osallistuminen kuuluu seurakunnan perusolemukseen. Se tukee kirkon perustehtävää ja samalla mahdollistaa seurakuntalaisen mahdollisuuden rakentaa seurakuntayhteisöä. 

Vapaaehtoisia toimii vaihtelevasti kaikilla kirkon työaloilla, kuten jumalanpalveluksissa (esim. ehtoollisavustajat, kolehdin kantajat, striimausten avustus), siunaustilaisuuksissa (esim. arkun kantajat), musiikkitoiminnassa (esim. kirkkokuorot), nuorisotyössä, lapsityössä (esim. pyhäkoulunopettajat, kokkikerhon ohjaajat), sielunhoidossa ja diakoniatyössä (esim. lähimmäispalvelu). Vapaaehtoinen voi itse ehdottaa, miten haluaisi toimia seurakunnassa. 

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on seurakunnan vapaaehtoistoiminnan järjestäminen ja toteuttaminen.  

Vapaaehtoisrekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat: 

  • Vapaaehtoisen tunnistaminen ja käyttäjähallinta 
  • Vapaaehtoisuussuhteen hoito, seuranta, tilastointi ja kehittäminen 
  • Vapaaehtoisuuden tietojen ja yhteydenottohistorian hallinta 
  • Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen, tilastointi ja kehittäminen, toiminnan laadun varmistaminen 
  • Vapaaehtoistoiminnan tapahtumien, koulutustilaisuuksien, muiden tilaisuuksien ja palvelujen hallinnointi, toteuttaminen, kehittäminen ja tiedottaminen 
  • Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen vapaaehtoiselle 
  • Vapaaehtoistoimintaan liittyvä yhteydenpito ja viestintä 

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen suostumukseen. 

Rikostaustaotteen osalta tietojen käsittelyn oikeusperusteena EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artiklan mukainen oikeutettu etu. 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö 

Rekisteröityjä ovat seurakunnan vapaaehtoistoiminnassa mukana olevat. Rekisterissä käsitellään vapaaehtoisten henkilö- ja yhteystietoja (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tapauskohtaisesti muita vapaaehtoisuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten  

  • syntymävuosi tai syntymäaika 
  • vapaaehtoistyön aloitusajankohta 
  • kiinnostus/osallistuminen toimintaan tai tehtävään 
  • koulutuksen/kurssin suorittamistiedot 
  • tieto erityisestä osaamisesta 
  • tieto salassapitosopimuksen allekirjoittamisesta 
  • alaikäisen vapaaehtoisen huoltajan tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero) 
  • merkintä rikostaustaotteen tarkastamisesta (lasten ja nuorten kanssa toimivat) 

On kuitenkin huomattava, että toiminta seurakunnan vapaaehtoistehtävissä antaa viitteitä henkilön uskonnollisesta vakaumuksesta. 

Tietolähteet 

Rekisteröityjä ovat seurakunnan vapaaehtoistoimintaan osallistuvat ja alaikäisten lasten osalta myös heidän huoltajansa 

Tietojen luovutukset 

Tietoja ei luovuteta sivullisille.  

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit 

Vapaaehtoiseksi rekisteröityneiden henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Vapaaehtoisten tiedot poistetaan pyynnöstä, tai kun on muutoin ilmeistä, ettei henkilö enää tahdo toimia vapaaehtoistoiminnassa. 

Salassapitositoumukset säilytetään 75 vuotta. 

Rekisteröidyn oikeudet 

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.   

Sinulla on oikeus:  

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista  
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle  
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi  
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.  

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.  

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.  

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuojavastaava.jita(at)evl.fi 

Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen 

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 
PL 800, 00531 Helsinki 
tietosuoja(at)om.fi 
p. 029 566 6700 

www.tietosuoja.fi