Keski-Suomen IT-alueen yhteistyösopimus

Hyväksytty Jyväskylän seurakunnan kirkkovaltuustossa 28.5.2019 16 §

Jyväskylän seurakunta, isäntäseurakunta

Joutsan seurakunta, sopijaseurakunta

Karstulan seurakunta, sopijaseurakunta

Keuruun seurakunta, sopijaseurakunta

Kinnulan seurakunta, sopijaseurakunta

Kyyjärven seurakunta, sopijaseurakunta

Laukaan seurakunta, sopijaseurakunta

Multian seurakunta, sopijaseurakunta

Muuramen seurakunta, sopijaseurakunta

Petäjäveden seurakunta, sopijaseurakunta

Pihtiputaan seurakunta, sopijaseurakunta

Saarijärven seurakunta, sopijaseurakunta

Toivakan seurakunta, sopijaseurakunta

Uuraisten seurakunta, sopijaseurakunta

Viitasaaren seurakunta, sopijaseurakunta

Äänekosken seurakunta, sopijaseurakunta

 

-Karstulan ja Kyyjärven seurakunnat liitetty Saarijärven seurakuntaan 1.1.2022 alkaen

- Multian seurakunta liitetty Keuruun seurakuntaan 1.1.2022 alkaen

- Päivitetty liitteen 1 osalta, Keski-Suomen IT-yhteistyöalueen yhteisjohtokunta 22.2.2022 § 4

 

1. Osapuolet

  1. Jyväskylän seurakunta, jäljempänä ”isäntäseurakunta”
  2. Joutsan seurakunta
  3. Karstulan seurakunta
  4. Keuruun seurakunta
  5. Kinnulan seurakunta
  6. Kyyjärven seurakunta
  7. Laukaan seurakunta
  8. Multian seurakunta
  9. Muuramen seurakunta
  10. Petäjäveden seurakunta
  11. Pihtiputaan seurakunta
  12. Saarijärven seurakunta
  13. Toivakan seurakunta
  14. Uuraisten seurakunta
  15. Viitasaaren seurakunta
  16. Äänekosken seurakunta, jäljempänä kukin erikseen ”sopijaseurakunta”

Kukin sopimuksen osapuoli jäljempänä ”osapuoli” ja yhdessä ”osapuolet”.

 

2. Tausta ja tarkoitus

2.1. Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet

Kirkon tietohallinnon uudelleenorganisointi ja seurakuntien sopimuspohjaiset IT-yhteistyöalueet ovat olleet yksi Meidän kirkko tietoverkoissa -tietohallintostrategian mukaisista kehittämiskohteista.

Tämän sopimuksen tarkoituksena on luoda edellytykset keskitettyjen tietoteknisten tukitehtävien hoitamiselle tämän sopimuksen osapuolten puolesta siten, että tietojärjestelmät ja IT-infrastruktuuri tukevat IT-yhteistyöalueen osapuolien toimintaa ja hallintoa ja mahdollistavat osapuolten lakisääteisten kirkollisten ja väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisen. IT-alueyhteistyön yhtenä tavoitteena on ollut Kirjuri-jäsentietojärjestelmän käyttöönotto vuoden 2011 alussa.

Meidän kirkko tietoverkoissa -strategian mukaisesti IT-yhteistyöalueelle valitaan isäntäseurakunta. Tämän sopimuksen tarkoittaman yhteistyön yhtenä tavoitteena on, että isäntäseurakunnan palveluksessa olevat IT-asiantuntijat työskentelevät IT-aluekeskuksessa ja auttavat ja tukevat muita sopijaseurakuntia IT-asioissa siten kuin tässä sopimuksessa tarkemmin sovitaan.

Osapuolten kesken on solmittu esisopimus ja varsinainen sopimus vuonna 2010 koskien niitä selvitystehtäviä ja muita käytännön toimia, jotka ovat olleet tarpeen tämän sopimuksen solmimisen edellytysten selvittämiseksi. Tehdyt selvitykset on otettu huomioon tämän sopimuksen sisältöä ja ehtoja neuvoteltaessa.

Meidän kirkko tietoverkossa -tietohallintostrategian jälkeen on hyväksytty valtakunnallinen Suomen ev. lut. Kirkon Tietohallintostrategia vuosille 2013-2017 ja valmisteilla on uusi valtakunnallinen tietohallintostrategia vuosille 2018-2021. Keski-Suomen IT-alueen IT-strategia 2017-2019 on hyväksytty 2017.

2.2 Seurakuntien yhteistoiminta ja sitä koskeva sopimus

Kirkkolain 12 luvun 1 §:n 1 momentin mukaan seurakunnat voivat tehdä sopimuksia tehtäviensä yhteisestä hoitamisesta. Tällä sopimuksella sovitaan IT-yhteistoiminnasta kirkkolain 12 luvun 1 §:n 1 momentin tarkoittamalla tavalla.

Kirkkojärjestyksen 11 luvun 1 §:n mukaan kirkkolain tarkoittamassa yhteistyösopimuksessa on määrättävä tietyistä seikoista, kuten tehtävää hoitavasta seurakunnasta, tehtävää johtavan yhteisjohtokunnan jäsenten lukumäärästä ja valintamenettelystä, kustannusten jakamisesta sopimuskumppanien kesken sekä oikeudesta luopua yhteistoiminnasta, että sopimuksen rauetessa toimitettavasta taloudellisesta selvityksestä. Osapuolet sopivat tällä näistä kirkkolain ja kirkkojärjestyksen edellyttämistä seikoista.

Varsinaisen sopimustekstin lisäksi sopimuksen liitteet sisältävät tarkemmat käytännön edellyttämät tehtäväkuvaukset, ohjeet ja toimintasäännöt, joista osapuolten kesken on sovittu.

Sopimuksen muuttaminen edellyttää jokaisen osapuolen suostumusta. Liitteiden osalta toimi- ja päätösvalta muutosten tekemiseen ovat yhteisjohtokunnalla. Liitteitä tulkitaan osana sopimusta niin, että ensisijaisena pidetään varsinaisen sopimustekstin sisältöä.

Tulkintaepäselvyyksien välttämiseksi, yhteisjohtokunnan päätöksellä voidaan esimerkiksi lisätä uusia palveluja, poistaa käytöstä poistuneita palveluita tai muuttaa niiden sisältöä sopimuksen liitteille ilman jokaisen sopijaseurakunnan kirkkoneuvoston ja/tai kirkkovaltuuston suostumusta.

2.3. Arvonlisäverottomuus

Seurakuntien pääasiallisena tehtävänä on huolehtia lakisääteisistä kirkollisista ja väestökirjanpitoon liittyvistä viranomaistehtävistä. Seurakuntien varsinainen toiminta ei ole arvonlisäverolaissa tarkoitettua liiketoimintaa.

Osapuolet toteavat käsityksenään, että IT-yhteistyöaluetta koskevan sopimuksen mukainen yhteistoiminta ei ole arvonlisäverollista toimintaa, vaan yhteisten kustannusten jakamista. Osapuolet ovat aiemmin saaneet puoltavan päätöksen verottajan ennakkotiedon tämän sopimuksen kattamaa toimintaa koskien.

Mikäli tämän sopimuksen mukainen toiminta kuitenkin katsottaisiin osapuolten selvän ja perustellun käsityksen ja tarkoituksen vastaisesti verottajan antaman ratkaisun johdosta arvonlisäverolliseksi, todetaan selvyyden vuoksi, että tällaisessa tapauksessa kustannusten jako-osuuksiin lisättäisiin kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero myös takautuvasti niiltä osin kuin sitä peritään.

 

3. Hallinto

3.1. Yhteisjohtokunta

Yhteistoimintaa johtaa kirkkojärjestyksen 11 luvun 1 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhteisjohtokunta. Yhteisjohtokunnassa on vähintään 7 jäsentä, joilla on henkilökohtaiset varajäsenet.

Yhteisjohtokunnan jäsenet valitaan 2 vuodeksi kerrallaan. Isäntäseurakunta nimittää yhteisjohtokuntaan 2 jäsentä. Sopijaseurakunnat valitsevat yhteisjohtokuntaan jäseniä seuraavasti liitteen järjestyksen mukaisesti (liite 1).

Yhteisjohtokunnan jäsenet valitaan poikkeuksellisesti 3 vuodeksi valtuustokauden loppuun vuosille 2020-2022.

Mikäli Keski-Suomen IT-yhteistyöalueen sopijaseurakuntien (16 seurakuntaa 1.11.2018) määrä vähenee esimerkiksi seurakuntien yhdistymisten vuoksi tai kasvaa uusien seurakuntien liityttyä siihen, yhteisjohtokunnan jäsenten määrä ja valintajärjestys voivat muuttua. Tällöin yhteisjohtokunnalla on oikeus muuttaa liitteessä 1 mainittua jäsenten määrää ja valintajärjestystä, kuitenkin siten, että yhteisjohtokunnan jäsenmäärä on vähintään 7 jäsentä.

3.2. Tilintarkastus

Isäntäseurakunta huolehtii yhteistyösopimuksen mukaisten tehtävien hoitamisesta aiheutuvasta maksuliikenteestä ja kirjanpidosta. Isäntäseurakunta vastaa IT-yhteistyöalueen kirjanpidosta oman kirjanpitonsa osana. Isäntäseurakunnan tilintarkastajat huolehtivat tilintarkastuksesta Isäntäseurakunnan tilintarkastusta koskevien ohjeiden ja normien mukaisesti.

 

4. Yhteistyö

Isäntäseurakunnan tehtävät

IT-yhteistyöalueen edellyttämistä käytännön toimista huolehtii isäntäseurakunta siltä osin kuin sopijaseurakunnat eivät suorita toimia erikseen sovitun mukaisesti. Isäntäseurakunnan tehtävät kuvataan tarkemmin liitteessä 2. Isäntäseurakunnalla on myös eräitä tässä sopimuksessa kuvattuja hallinnollisia tehtäviä.

Sopijaseurakuntien tehtävät

Sopijaseurakunnan tulee huolehtia seuraavista liitteessä 3 kuvatuista tehtävistä, joista on sovittu osapuolten kesken.

Henkilöstö

Jyväskylän seurakunnan hallinnoiman Keski-Suomen IT-yhteistyöalueen käytännön toiminnasta vastaavan Jyväskylän IT-aluekeskuksen työntekijöiden työnantajana toimii Jyväskylän seurakunta. Jyväskylän seurakunta vastaa työnantajalle kuuluvista velvoitteista.

Hankinnat

Hankintamenettely on kuvattu liitteessä (4).

 

5. Kustannukset

5.1. Kustannusten jakaminen

Sopimuksen tarkoituksena on toimittaa omakustannushintaan kunkin sopijaseurakunnan tarvitsemat, sopimukseen sisällytetyt resurssit (mukaan lukien henkilöstön työpanos) sopijaseurakuntien käyttöön. Kustannusten jako perustuu IT-aluekeskukselle aiheutuviin budjetoituihin kustannuksiin, joka kattaa myös IT-yhteistyöalueen henkilöstön palkkakustannukset sivukuluineen. Kokonaiskustannusten jakamiseksi lasketaan kunkin sopijaseurakunnan kuluyksikköjen määrä siten, että sopijaseurakunnan jokainen kirkkoverkkoon liitetty työasema, päätoiminen vakituiseen henkilöstöön kuuluva työntekijä, suoraan kirkkoverkkoon tai kirkkoverkossa olevaan työasemaan liitetty kirjoitin ja kirkkoverkkoon liitetty toimipiste muodostaa yhden kuluyksikön. IT-alueen vuotuiset kokonaiskustannukset jaetaan sopijaseurakuntien yhteenlasketulla kuluyksikköjen määrällä, jolloin saadaan kustannusten jakoperusteena oleva suhdeluku. Kukin sopijaseurakunta vastaa kokonaiskustannuksista yhteenlaskettujen kuluyksiköidensä mukaisella osuudella.

Vuodesta 2021 alkaen kokonaiskustannusten jakamiseksi lasketaan kunkin sopijaseurakunnan kuluyksikköjen määrä siten, että sopijaseurakunnan jokainen seurakunnan jäsen muodostaa yhden kuluyksikön. Sopijaseurakuntien maksuosuuksien laadinnassa jäsenmääränä käytetään aina edellisvuoden vahvistettua jäsenmäärää eli esimerkiksi vuoden 2021 IT-alueen talousarvio ja maksuosuuksien määrä määräytyy vuoden 2019 vahvistetulla jäsenmäärällä.

Mikäli edellä mainittuja kuluyksikköjä myöhemmin muutetaan, ne hyväksytetään kaikkien osakasseurakuntien kirkkoneuvostoissa yhteisjohtokunnan esityksestä.

Sopimuksessa mainitsemattomien palvelujen osalta toteutuneet kustannukset jaetaan niitä käyttävien sopijaseurakuntien kesken yhteisjohtokunnassa päätettävien kustannusmuuttujien perusteella. Kustannusmuuttujana voi tällöin toimia esimerkiksi laitteiden määrä, tietojärjestelmien määrä, seurakunnan jäsenmäärä, työntekijöiden ja/tai luottamushenkilöiden määrä tai jokin muu kustannusmuuttuja tai näiden yhdistelmä.

Isäntäseurakunta ei toimita osapuolille palveluita eikä harjoita liiketoimintaa, joista isäntäseurakunta saa voittoa. Sopimuksessa on kyse tarkoituksenmukaisuussyistä järjestettävästä kustannusten jakamisesta. Kustannuksiin ei lisätä voittolisää.

Osapuolet toteavat käsityksenään, että sopimuksessa tarkoitettu yhteistoiminta ei ole arvonlisäverolaissa tarkoitettua liiketoimintaa.

5.2. Kustannusten veloittaminen

Sopijaseurakunnan vastuu kustannuksista syntyy, kun tämä sopimus on kaikkien sopijaosapuolten toimesta allekirjoitettu ja resurssien hankinnasta aiheutuva kustannus on isäntäseurakunnalle syntynyt. Sopijaseurakunnan on suoritettava maksuosuutensa hyväksytyn talousarvion perusteella.

Kustannusten jaon pohjana on IT-yhteistyöalueen talousarvio, jonka kukin osapuoli on ottanut huomioon omassa talousarviossaan.

Isäntäseurakunta veloittaa sopijaseurakunnalta talousarvioon perustuvat kustannukset puolivuosittain huhtikuussa ja lokakuussa. Osapuolten maksuvelvoitteiden perustuessa kalenterivuoden aikana veloitettaviin kustannuseriin, tasataan kustannukset vuosittain siten, että yli- tai alijäämä siirretään seuraavan vuoden tilikaudelle. Viivästyneeseen suoritukseen sovelletaan korkolain mukaista viivästyskorkoa.

 

6. Sopimuksen voimassaolo ja päättäminen

6.1. Sopimuskausi

Sopimus tulee voimaan kaikkien sopijaosapuolten allekirjoitettua sen. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

Osapuolten välinen vuonna 2010 hyväksytty voimassa oleva sopimus päättyy tämän sopimuksen tullessa voimaan.

6.2. Yksittäisen osapuolen irtisanoutuminen

Jos osapuoli haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee kirjallinen irtisanomisilmoitus toimittaa yhteisjohtokunnalle viimeistään neljää kuukautta ennen sen kalenterivuoden alkua, jonka lopussa irtisanomisen halutaan astuvan voimaan.

Sopimuksen irtisanovalla osapuolella ei ole oikeutta saada jako-osuutta tämän sopimuksen alaisesta varallisuudesta eikä muutakaan korvausta irtisanomisen johdosta.

IT-yhteistyöalueen toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio irtisanomisen voimaantulon jälkeisille vuosille tulee laatia yhteisjohtokunnan johdolla ottaen huomioon sopimuksen päättyminen irtisanoutuneen osapuolen kohdalla ja tästä aiheutuvat vaikutukset.

6.3. Useamman osapuolen irtisanoutuminen

Mikäli enemmän kuin puolet osapuolista tai isäntäseurakunta haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee yhteisjohtokunnan kirkkojärjestyksen 11 luvun 1 §:n 1 momentin 4-kohdassa tarkoitetun tavoin selvittää sopimukseen perustuvat varat ja velat sekä selvittää sopimukseen perustuvat yli- tai alijäämät ja laatia ehdotus ylijäämän jakamisesta tai alijäämän kattamisesta kohdan 5.1. kustannusten jako-osuuksien mukaisessa suhteessa.

Kun enemmän kuin puolet osapuolista on asianmukaisesti hyväksynyt yhteisjohtokunnan ehdotuksen, sopimus katsotaan päättyneeksi. Yhteisjohtokunnan on suoritettava selvitystoimet loppuun kolmen kuukauden kuluessa.

 

7. Sopimukseen liittyminen jälkikäteen

Tähän sopimukseen voi liittyä uusia seurakuntia. Yhteisjohtokunta voi hyväksyä yksittäisiä uusia osapuolia sopimuksen osapuolien kuulemisen jälkeen. Yhteisjohtokunnan päätös uusien osapuolien liittymisestä sekä uuden osapuolen allekirjoittama allekirjoitussivu otetaan tämän alkuperäisen sopimuksen liitteeksi.

Kokonaisen IT-yhteistyöalueen liittymiseen kerralla tarvitaan kaikkien osapuolten suostumus sekä vastaanottavassa että liittyvässä IT-yhteistyöalueessa. Uuden osapuolen liittyessä tähän sopimukseen tulee vaikutukset IT-yhteistyöalueen toiminta- ja taloussuunnitelmaan ottaa huomioon.

7.1. Yksittäisen uuden osapuolen liittyminen

Uuden sopijaseurakunnan liittyminen sopimukseen tulee voimaan, ellei toisin määrätä, liittymisen hyväksymistä seuraavan kalenterivuoden alusta. Uuden sopijaseurakunnan vastuu jakoperusteen mukaisista yhteistyön kustannuksista alkaa edellä mainitusta voimaantulosta, ellei muuta ajankohtaa ole määrätty.

7.2. Kokonaisen IT-yhteistyöalueen liittyminen toiseen IT-yhteistyöalueeseen

Kokonaisen IT-yhteistyöalueen liittyminen toiseen IT-yhteistyöalueeseen tapahtuu siten, että vastaanottavan IT-yhteistyöalueen yhteisjohtokunta neuvottelee asiasta sulautuvan alueen yhteisjohtokunnan kanssa, minkä jälkeen alueiden osapuolet päättävät asiasta.

Kokonaisen IT-yhteistyöalueen liittyminen sopimukseen tulee voimaan, ellei toisin määrätä, liittymisen hyväksymistä seuraavan kalenterivuoden alusta. Liittyneen IT-yhteistyöalueen osapuolten vastuu jakoperusteen mukaisista yhteistyön kustannuksista alkaa edellä mainitusta voimaantulosta, ellei muuta ajankohtaa ole määrätty.

 

8. Sopimuksen päättyessä toimitettava taloudellinen selvitys

Sopimuksen päättyessä kokonaisuudessaan yhteisjohtokunta on velvollinen laatimaan taloudellisen loppuselvityksen, elleivät osapuolet sovi muusta järjestelystä. Ne varat, joita ei tarvita loppuselvityksen kustannusten ja velkojen suorittamiseen tai sitoumusten täyttämiseen jaetaan osapuolille niiden kohdassa 5.1. mainittujen yhteenlaskettujen kuluyksiköiden mukaisessa suhteessa. Jos kustannusten ja velkojen suorittamiseen sekä sitoumusten täyttämiseen tarvittava määrä on varoja suurempi, osapuolet ovat velvolliset suorittamaan erotuksen edellä mainittujen osuuksien suhteessa.

 

9 Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkominen

9.1 Sovellettava laki

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

9.2 Erimielisyydet

Jos sopimuksen noudattamisesta syntyy kiistaa, jota ei saada osapuolten kesken ratkaistua, toimii hiippakunnan tuomiokapituli sovittelijana. Sovittelijana on se hiippakunta, jonka alueella isäntäseurakunta sijaitsee.

Mikäli sovittelussa ei päästä ratkaisuun, erimielisyydet ratkaistaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa. Hallintoriita-asiat käsitellään toimivaltaisessa hallinto-oikeudessa ja mahdolliset yksityisoikeudelliset riita-asiat Keski-Suomen käräjäoikeudessa, ellei riita-asian osapuolten kesken erikseen toisin sovita.

 

10 Sopimuksen voimaantulo

Tämä sopimus tulee voimaan 1.1.2020, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Mikäli kaikki osapuolet eivät allekirjoita sopimusta, noudatetaan aikaisempaan, vuonna 2010 hyväksyttyä yhteistyösopimusta.

 

11 Allekirjoitukset

Tämä sopimus on tehty 16 kappaleena, yksi kullekin osapuolelle. Sopimuksen osapuolille on kullekin oma allekirjoitussivunsa, jonka allekirjoittaa osapuolen puolesta siihen oikeutettu henkilö tai henkilöt. Allekirjoitussivu lähetetään isäntäseurakunnalle, joka hallinnoi osapuolten puolesta sopimuskokonaisuutta.

Ennen kuin isäntäseurakunnan kirkkovaltuusto hyväksyy yhteistoimintaa johtavan yhteisjohtokunnan johtosäännön, siitä on hankittava sopimuksen osapuolten päättävien toimielinten lausunnot.

 

12 Liitteet

Liite 1: Yhteisjohtokunnan jäsenien valintajärjestys

Liite 2: Isäntäseurakunnan tehtäväkuvaus

Liite 3: Sopijaseurakunnan tehtäväkuvaus

Liite 4: Hankintamenettelyt

Liite 5: Allekirjoitussivun malli

 

LIITE 1

Keski-Suomen IT-yhteistyöalueen yhteisjohtokunnan jäsenien valintajärjestys

Jyväskylä (2 jäsentä)

Joutsa

Keuruu

Kinnula

Laukaa

Muurame

Petäjävesi

Pihtipudas

Saarijärvi

Toivakka

Uurainen

Viitasaari

Äänekoski

Yhteensä 14 jäsentä

Yhteisjohtokunnan ensimmäinen toimikausi alkaa vuonna 2023. Toimikauden pituus on kaksi (2) vuotta.

 

LIITE 2

Isäntäseurakunnan tehtävänkuvaus

Liittymisen jälkeen IT-aluekeskus huolehtii seurakuntien puolesta kaikista tietohallintoon liittyvistä uusista sopimuksista ja hankinnoista. Seurakunnat eivät liittymisen jälkeen tee enää itse tämän sopimuksen tarkoittamaan yhteistoimintaan liittyviä erillisiä tietohallinnon sopimuksia. Hankintojen toteuttamisesta on todettu yhteistyösopimuksen 4. kohdassa.

IT-aluekeskuksen perustehtävät

Peruspakettiin sisältyvät kaikki tämän pääotsikon alla esitetyt tehtävät. Yhteenvetona voidaan sanoa, että peruspakettiin kuuluvat tietokone, perusohjelmistolisenssit (ks. kappale perusaseman sovellukset) opastus perusohjelmistoihin, perusohjelmistojen käytön edellyttämät verkkoyhteydet, perusohjelmistojen käytön edellyttämät palvelimet ja tukitoimet sekä koneiden hankintaan ja elinkaareen liittyvät tehtävät.

Hallinnolliset tehtävät

  • IT-aluekeskus tekee ja hallinnoi tietotekniikkaan liittyviä sopimuksia jäsenseurakuntiensa puolesta.
  • IT-aluekeskus hoitaa jäseniensä puolesta ohjelmistolisenssien hankinnan, hallinnoinnin ja seurannan niin, että lakia eikä lisenssisopimuksia rikota.
  • IT-aluekeskus ylläpitää rekisteriä, josta löytyvät kaikki sen hallinnoimat tietokoneet, niiden sijainti, käyttäjä ja kustannuspaikka sekä koneisiin asennetut ohjelmistot.

Koulutustehtävät

  • IT-aluekeskus järjestää tietohallinnon henkilöstölle täydennyskoulutusta ja antaa sopijaseurakuntien henkilöstölle ohjelmiin käyttäjätukea
  • IT-aluekeskus organisoi koulutustehtävät ohjelmien pääkäyttäjien kautta sekä yhdessä sopijaseurakuntien kanssa. Pääkäyttäjä on nimetty henkilö, jonka ohjelmisto-osaamista tuetaan tavallista enemmän ja hän hallitsee ohjelman käytön erityisen hyvin.

Tietoturvatehtävät

Tietoturvasta ja vastuista on säädetty Kirkon yleisissä tietoturvamääräyksissä, tietoturvapolitiikassa ja muissa valtakunnallisissa ohjeissa ja määräyksissä.

Keski-Suomen IT-alueella on nimettynä Kirkon yleisten tietoturvamääräysten mukainen tietoturvaryhmä, tietoturvavastaava sekä osakasseurakuntien nimeämät tietoturvan yhdyshenkilö(t). Yhteisjohtokunta voi toimia IT-alueen tietoturvaryhmänä.

Konesalipalvelut ja palvelimien hallinnointi

Konesalipalveluista ja palvelimien hallinnoissa on säädetty Kirkon yleisissä tietoturvamääräyksissä, tietoturvapolitiikassa ja muissa valtakunnallisissa ohjeissa ja määräyksissä.

Tukitoimet

Tukitoimilla tarkoitetaan tietokoneen käyttäjän saamaa kokonaispalvelua, joka tähtää hänen koneellaan esiintyvän ongelman ratkaisemiseen. Ongelma voi olla luonteeltaan joko vikatilanne tai neuvontatilanne ja se voi liittyä tietokoneeseen, tietokoneen oheislaitteeseen, ohjelmistoon tai näiden käyttämiin taustapalveluihin kuten verkkoyhteyksiin, palvelimiin, tietokantoihin jne.

Tukitoimet ovat tavoitettavissa normaalina virka-aikana ensisijaisesti sähköisen palvelupyyntöjärjestelmän kautta ja se järjestetään pääosin etätukena, mutta tarvittaessa myös niin, että tukihenkilö tulee paikan päälle ongelmaa selvittämään.

Tietoverkko

Tietoverkosta (KIRKKO-verkosta) on säädetty Kirkon yleisissä tietoturvamääräyksissä, tietoturvapolitiikassa ja muissa valtakunnallisissa ohjeissa ja määräyksissä.

Tietokoneet

IT-aluekeskus toimittaa jäsenilleen vakioituja tietokoneita, joita IT-aluekeskus hankkii laitetoimittajilta tarpeen mukaan. Konepaketti sisältää pöytäkoneen tai kannettavan tietokoneen sekä perusohjelmistot.

Kukin seurakunta omistaa tai vuokraa käytössään olevat tietokoneet. IT-aluekeskuksen vastuulla olevan peruspaketin hintaan sisältyvät työaseman tukitoimet ja perusohjelmisto- sekä verkkoasennukset. Työaseman korjauskustannuksista seurakunnat vastaavat itse elleivät ne sisälly IT-aluekeskuksen hankintasopimuksiin tai laitetakuisiin. IT-laitteet tai niitä koskevat vuokrasopimukset voidaan siirtää IT-aluekeskuksen omistukseen yhteisjohtokunnan päätöksellä.

Oheislaitteet, kuten tulostimet ja skannerit sisältyvät peruspakettiin.

Tarkemmin tietokoneista on säädetty Kirkon yleisissä tietoturvamääräyksissä, tietoturvapolitiikassa ja muissa valtakunnallisissa ohjeissa ja määräyksissä.

Puhelimet ja tietoliikenne

Puhelimet eivät kuulu peruspakettiin vaikkakin hankintayhteistyö sekä puhelimen tieturvallisen käytön koordinointi kuulu IT-aluekeskuksen vastuulle. Myöskään rakennusten dataliikenteen kaapelointi, joka perinteisesti on ollut kiinteistöhallinnon toimia, ei sisälly peruspalvelun hintaan.

Tietosuoja, tietosuojavastaava ja henkilötietojen käsittely

IT-aluekeskus käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamalla tavalla osakasseurakuntien puolesta siltä osin kuin osakasseurakuntien henkilötietoja on tallennettu IT-aluekeskuksen käyttämiin rekistereihin tai muuten saa tietoonsa henkilötietoja tarjotessaan yhteistyösopimuksen mukaista palvelua osakasseurakunnille.

IT-aluekeskus toimii näiden henkilötietojen osalta tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä ja osakasseurakunnat rekisterinpitäjänä.

Tarkemmin henkilötietojen käsittelystä on sovittu erillisessä Henkilötietojen käsittelyn ehdot –liitteessä, joka on hyväksytty yhteisjohtokunnassa kesäkuussa 2018. Yhteisjohtokunnan päätöksellä liitettä voidaan tarvittaessa muuttaa.

IT-aluekeskuksen nimetty työntekijä voi toimia EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämänä tietosuojavastaavana yhdelle tai useammalle IT-alueen osakasseurakunnalle. Mikäli järjestelystä syntyy merkittäviä lisäkustannuksia, kustannusten jakamisesta seurakuntien kesken sovitaan kirjallisesti.

Muut palvelut

Sopimuksessa mainitsemattomien palvelujen käyttöönotosta, ylläpidosta ja kustannusten jakamisesta päättää yhteisjohtokunta. Näiden palvelujen tarve saattaa esimerkiksi syntyä sopimuksen osapuolten tarpeista, kirkon valtakunnallisista määräyksistä, lainsäädännöstä, IT-alan tai digitalisaation yleisestä kehityksestä.

 

LIITE 3

Sopijaseurakunnan tehtäväkuvaus

  1. Jyväskylän IT -aluekeskussopimuksen allekirjoittaneet seurakunnat sitoutuvat tietotekniikka-palveluissaan yhteisiin toimintaohjeisiin, hallintoon, aikatauluihin, yhteishankintoihin ja budjettiin.
  1. Osapuolet toteavat käsityksenään, että sopimuksessa tarkoitettu yhteistoiminta ei ole arvonlisäverolaissa tarkoitettua liiketoimintaa.
  1. Yhteishankintoihin sisältyvät työasemaohjelmistot (Jyväskylän IT-aluekeskuksen palvelukuvausdokumentti)
  1. Seurakunnan erityisohjelmien hankkiminen sisällytetään IT-aluekeskuksen toimintaan vähitellen yhteistoiminnan syventyessä ja entisten sopimusten päättyessä.
  1. Kaikki tietohallintoon liittyvät sopimukset pyritään siirtämään IT-aluekeskuksen hallintaan, koska IT-aluekeskus joutuu vastaamaan lisenssien oikeellisuudesta. Vakioinnin vuoksi osa sopimuksista joudutaan todennäköisesti irtisanomaan tai siirtämään toisille toimittajille (erikoisohjelmat) muutamien vuosien kuluessa. Osa sopimuksista jäänee seurakunnille, mutta niitä hallinnoi IT-aluekeskus.
  1. Kukin seurakunta vastaa aiemmin tekemistään sopimuksista (ohjelmisto- ja laitehankintasopimukset) niiden päättymiseen asti.
  1. Alkuvaiheessa seurakunnan erityisohjelmien tukitoiminnoista sovitaan seurakuntakohtaisesti.
  1. Seurakunta huolehtii IT -aluekeskuksen kustannusjakoperusteisen maksuosuuden maksamista sovittuihin eräpäiviin mennessä.
  1. Seurakunta huolehtii, että kustannusperusteiset muuttujat (kirkkoverkkoon liitetyt työasemat, päätoiminen vakituiseen henkilöstöön kuuluva työntekijä, suoraan kirkkoverkkoon tai kirkkoverkossa olevaan työasemaan liitetty kirjoitin ja kirkkoverkkoon liitetty toimipiste) vahvistetaan allekirjoituksin vuosittain. Kustannusperusteiset muuttujat muuttuvat vuodesta 2021 alkaen. Seurakuntien jäsenmäärä tarkistetaan vuosittain kirkon virallisista tilastoista ja vahvistetaan yhteisjohtokunnassa.
  1.  Seurakunta sitoutuu noudattamaan IT-aluekeskuksen hankintamenettelyjä.
  1. Seurakunta sitoutuu ostamaan IT-aluekeskuksen kilpailuttamien yrityksien tuotteita kilpailutettuun hintaan.
  1.  Seurakunta sitoutuu noudattamaan IT-aluekeskuksen tietoturvaohjeistusta sekä valtakunnallisia Kirkon tietoturvamääräyksiä ja muita valtakunnallisia ohjeita ja määräyksiä liittyen tietoturvaan.
  1. Seurakunta sitoutuu noudattamaan IT-aluekeskuksen tietosuojaohjeistusta sekä valtakunnallisia Kirkon ohjeita ja määräyksiä liittyen tietosuojaan.
  1. Seurakunta huolehtii tarvittavien vakuutuksien hankinnasta ja niiden voimassaolosta.
  1. Seurakunta takaa palvelimille ja työpäätteille sekä muille IT-laitteille sähkön, lämmön ja kaapeloinnin.
  1. Seurakunta huolehtii siitä, että laitetoimituksille on vastaanottaja seurakunnan toimipisteessä.
  1. Seurakunta huolehtii, että vastaanotettujen IT-laitteiden väliaikainen säilytystila on lämmitetty, kuiva ja lukittu.
  1. Seurakunta huolehtii IT-laitteiston varkaus- ja vandalismi- ja vahinkotapauksien estämistä.
  1. Seurakunta huolehtii seurakunnan kulunvalvonnasta ja ovien lukitsemisesta.
  1. Seurakunta huolehtii teknisen IT-henkilöstön pääsystä lukittuihin tiloihin työtehtävien sitä edellyttäessä.
  1. Seurakunta huolehtii, että IT-työntekijöille on esteetön pääsy palvelimille, työasemille tai muille IT-laitteille korjaus-, huolto- tai vaihtotoimenpiteitä varten.
  1. Seurakunta sitoutuu ensisijaisesti käyttämään selainpohjaisia sovelluksia (esim. sähköposti), mikäli niitä on tarjolla.
  1. Seurakuntien henkilöstön tulee valmistautua työaseman vaihtamiseen, kun ajankohta on ilmoitettu.
  1. Seurakunnan työntekijän velvollisuus on edesauttaa omien tiedostojen ja kansioiden siirtämistä, kun uusi työasema otetaan käyttöön.
  1. Työasemat, näytöt ja muut IT-laitteet on säilytettävä puhtaina. Niihin ei kiinnitetä mitään ylimääräistä kuten, tarroja, valokuvia tai muita omia materiaaleja.
  1. Jos seurakunta toimii edellä mainittujen ohjeiden vastaisesti, seurakunta on velvollinen korvaamaan aiheutuneet vahingot.
  1. Seurakunnat nimeävät keskuudestaan yhteyshenkilön, johon IT-aluekeskuksen työntekijät voivat olla ensisijaisesti yhteydessä.
  1. Seurakunnat nimeävät keskuudestaan Kirkon yleisten tietoturvamääräysten mukaisen tietoturvan yhteyshenkilön, johon IT-aluekeskuksen työntekijät voivat olla ensisijaisesti yhteydessä tietoturvaan liittyvissä asioissa.
  1. Seurakunnat nimeävät keskuudestaan tietosuojan yhteyshenkilön, johon IT-aluekeskuksen työntekijät voivat olla yhteydessä tietosuojaan liittyvissä asioissa.

 

LIITE 4

Hankintamenettelyt

Hankinnoissa noudatetaan isäntäseurakunnan (Jyväskylän seurakunta) voimassa olevaa hankintaohjetta. IT-aluetta koskevat hankinnat (tuotteet ja palvelut) toteutetaan ensisijaisesti valtakunnallisten hankintayksiköiden, kuten Hansel Oy:n ja/tai Kirkkohallituksen valmiiksi kilpailutettujen puitesopimusten kautta, johon IT-aluekeskus (sopimuskumppanina Jyväskylän seurakunta) tai seurakunnat itsenäisesti liittyvät.

Tarvittaessa IT-aluekeskus voi kilpailuttaa myös itsenäisesti tai yhteistyössä muiden IT-alueiden kanssa hankinnat IT-alueen seurakunnille.

 

LIITE 5

Allekirjoitussivun malli

 

SOPIMUS

KESKI-SUOMEN YHTEISTYÖALUE

JYVÄSKYLÄN IT-ALUEKESKUS

____________ seurakunta

Sopimuksen osapuoli on hyväksynyt sopimuksen kirkkovaltuustossa __.__.20__.

Tämä on Sopimuksen allekirjoitussivu, jonka on päivännyt ja allekirjoittanut

_________________ seurakunnan puolesta siihen oikeutettu henkilö tai henkilöt.

Sopimuksen osapuolille on kullekin oma allekirjoitussivunsa. Allekirjoitussivu lähetetään

Isäntäseurakunnalle.

 

 

_______________ __.__.20__

 

 

___________________________________    ______________________________