Jyväskylän seurakunnan kirkkovaltuusto 31.5.2022 21 §

 

SOPIMUS LAPUAN HIIPPAKUNNAN ALUEELLISESTA KESKUSREKISTERISTÄ

JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA (isäntäseurakunta)

ALAJÄRVEN SEURAKUNTA

ALAVUDEN SEURAKUNTA

EVIJÄRVEN SEURAKUNTA

ILMAJOEN SEURAKUNTA

ISOJOEN SEURAKUNTA

ISONKYRÖN SEURAKUNTA

JOUTSAN SEURAKUNTA

KARIJOEN SEURAKUNTA

KASKISTEN SEURAKUNTA

KAUHAJOEN SEURAKUNTA

KAUHAVAN SEURAKUNTA

KEURUUN SEURAKUNTA

KINNULAN SEURAKUNTA

KUORTANEEN SEURAKUNTA

KURIKAN SEURAKUNTA

LAIHIAN SEURAKUNTA

LAPPAJÄRVEN SEURAKUNTA

LAPUAN TUOMIOKIRKKOSEURAKUNTA

LAUKAAN SEURAKUNTA

MUSTASAAREN SUOMALAINEN SEURAKUNTA

MUURAMEN SEURAKUNTA

PETÄJÄVEDEN SEURAKUNTA

PIHTIPUTAAN SEURAKUNTA

SAARIJÄRVEN SEURAKUNTA

SEINÄJOEN SEURAKUNTA

SOININ SEURAKUNTA

TEUVAN SEURAKUNTA

TOIVAKAN SEURAKUNTA

UURAISTEN SEURAKUNTA

VAASAN SUOMALAINEN SEURAKUNTA

VIITASAAREN SEURAKUNTA

VIMPELIN SEURAKUNTA

VÄHÄNKYRÖN SEURAKUNTA

ÄHTÄRIN SEURAKUNTA

ÄÄNEKOSKEN SEURAKUNTA

 

1 SOPIJAPUOLET

1. Jyväskylän seurakunta, jäljempänä ”isäntäseurakunta”

2. Alajärven seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

3. Alavuden seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

4. Evijärven seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

5. Ilmajoen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

6. Isojoen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

7. Isonkyrön seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

8. Joutsan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

9. Karijoen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

10. Kaskisten seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

11. Kauhajoen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

12. Kauhavan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

13. Keuruun seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

14. Kinnulan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

15. Kuortaneen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

16. Kurikan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

17. Laihian seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

18. Laukaan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

19. Lappajärven seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

20. Lapuan tuomiokirkkoseurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

21. Mustasaaren suomalainen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

22. Muuramen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

23. Petäjäveden seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

24. Pihtiputaan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

25. Saarijärven seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

26. Seinäjoen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

27. Soinin seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

28. Teuvan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

29. Toivakan seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

30. Uuraisten seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

31. Vaasan suomalainen seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

32. Viitasaaren seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

33. Vimpelin seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta” 

34. Vähänkyrön seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

35. Ähtärin seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

36. Äänekosken seurakunta, jäljempänä ”sopimusseurakunta”

Kukin sopimuksen sopijapuoli jäljempänä ”sopijapuoli” ja yhdessä ”sopijapuolet”.

Lapuan hiippakunnan alueellisen keskusrekisterin muodostavat 1.8.2022 alkaen Jyväskylän seurakunta isäntäseurakuntana ja isäntäseurakunnan kanssa sopimuksen tehneet seurakunnat /seurakuntayhtymät sopimusseurakuntina. Alueellisesta keskusrekisteristä voidaan käyttää tarvittaessa myös lyhennettyä nimeä aluekeskusrekisteri.

 

2 TAUSTA JA TARKOITUS

2.1 Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet

Tämän sopimuksen tarkoituksena on luoda edellytykset alueellisen keskusrekisterin toiminnalle ja sen hoitamien tehtävien tarjoamiselle tämän sopimuksen sopijapuolille niin, että alueellinen keskusrekisteri tukee seurakuntien toimintaa ja hallintoa mahdollistaen sopijapuolten lakisääteisten kirkollisten ja väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisen.

Alueellisen keskusrekisterin isäntäseurakuntana toimii Jyväskylän seurakunta.

Tätä sopimusta sovelletaan seuraavissa yhteistyön kohteissa:

1. sopijaseurakunnan liittämisessä alueellisen keskusrekisteriin ja sen hoitamiin tehtäviin johtokunnan määrittelemällä tavalla ja aikataululla. Laaditaan erillinen tehtäväluettelo, mistä selviävät yhdistämisestä syntyvät kulut, aikataulu ja vastuut. Samassa yhteydessä sovitaan, missä alueelliseen keskusrekisteriin siirtyvän seurakunnan manuaaliset kirkonkirjat säilytetään.

2. alueellisen keskusrekisterin hoitamien tehtävien suorittamisessa

3. alueellisen keskusrekisterin ja sopijaseurakunnan yhteisten kehityshankkeiden toteuttamisessa. Laaditaan hankkeittain erilliset tehtäväluettelot, mistä selviävät kehityshankkeen kulut, aikataulu ja vastuut.

Seurakuntien tehtävänä on huolehtia lakisääteisistä kirkollisista ja väestökirjanpitoon liittyvistä viranomaistehtävistä. Seurakuntien lakisääteinen (varsinainen) toiminta ei ole arvonlisäverolaissa tarkoitettua liiketoimintaa.

Kirkkolain 16 luvun 3 ja 5 §:n mukaan kirkonkirjojen pidossa rekisterinpitäjiä ovat seurakunnat ja keskusrekisterit. Seurakunnat voivat järjestää kirkonkirjojen pidon yhteisenä keskusrekisterinä.

2.2 Sopijapuolten yhteistoiminta ja sitä koskeva sopimus

Isäntäseurakunta Jyväskylän kirkkovaltuusto on 25.05.2021 hyväksynyt alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnan päivitetyn johtosäännön.

Alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunta valmistelee yksinkertaisen enemmistön päätöksellä johtosäännön muutokset isäntäseurakunnan kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Ennen kuin isäntäseurakunnan kirkkovaltuusto hyväksyy alueellisen keskusrekisterin johtosääntöön tehtävän muutoksen, siitä on hankittava sopijaseurakuntien kirkkoneuvostojen / sopijaseurakuntayhtymien yhteisten kirkkoneuvostojen lausunnot.

Hallinnollisesti yhteisjohtokunta toimii isäntäorganisaation kirkkoneuvoston alaisuudessa.

Isäntäseurakunnan kirkkovaltuusto perustaa alueellisen keskusrekisterin virat ottaen huomioon johtokunnan lausunnon asiassa ja isäntäseurakunta toimii alueellisen keskusrekisterin henkilöstön työnantajana ja vastaa työnantajalle kuuluvista velvoitteista. Alueellisella keskusrekisterillä voi myös olla yhteisiä virkoja muiden alueellisten keskusrekistereiden kanssa.

Tämän sopimustekstin lisäksi sopimuksen liitteet sisältävät tarkemmat käytännön edellyttämät toimintasäännöt, joista osapuolten kesken sovitaan. Liitteitä tulkitaan osana sopimusta niin, että ensisijaisena pidetään varsinaisen sopimustekstin sisältöä.

Sopimustekstin muuttaminen edellyttää jokaisen sopijaosapuolen kirkkovaltuuston päätöstä, kuitenkin siten, että muuttaminen on mahdollista, mikäli jäsenmääräisesti (seurakuntien läsnä olevan väestön väkiluku) laskettu enemmistö sopijaosapuolista päättää sen puolesta.

Liitteiden osalta toimi- ja päätösvalta muutosten tekemiseen on yhteisjohtokunnalla. Liitteiden sisältöä voidaan muuttaa yhteisjohtokunnan yksinkertaisen enemmistön päätöksellä.

2.3 Arvonlisäverottomuus

Sopijapuolet toteavat käsityksenään, että alueellisen keskusrekisterin toiminta ei ole arvonlisäverollista toimintaa, vaan yhteisten kustannusten jakamista.

Mikäli tämän sopimuksen mukainen toiminta kuitenkin katsottaisiin osapuolten selvän ja perustellun käsityksen vastaisesti verottajan antaman ratkaisun johdosta arvonlisäverolliseksi, todetaan selvyyden vuoksi, että tällaisessa tapauksessa kustannusten jako-osuuksiin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero myös takautuvasti niiltä osin kuin sitä peritään.

 

3 HALLINTO JA JOHTAMINEN

3.1 Yhteisjohtokunta

Alueellisen keskusrekisterin toimintaa johtaa KJ 11 luvun 1§ 1 mom. tarkoittama yhteisjohtokunta. Yhteisjohtokunnassa on jäseniä 1/3 seurakuntien määrästä, ja jäsenillä on henkilökohtaiset varajäsenet. Johtokunnan jäsenten määrää laskettaessa seurakuntien määrän 1/3 pyöristetään tarvittaessa ylöspäin lähimpään kokonaislukuun. Yhteisjohtokunnan jäsenet valitaan kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan.

Isäntäseurakunnalla on pysyvä jäsenyys yhteisjohtokunnassa, sopimusseurakuntien jäsenyys on kiertävä. Sopimusseurakuntien vuorojärjestyksen vahvistaa yhteisjohtokunta. Mikäli yksi tai useampi sopijaseurakunta, jolla tai joilla on vuorojärjestyksen mukaisesti edustus yhteisjohtokunnassa, muodostaa seurakuntaliitoksen tai perustaa uuden seurakunnan yhteisjohtokunnan toimikauden aikana, on tämä seurakunta oikeutettu vain yhteen edustajaan yhteisjohtokunnassa seurakuntaliitoksen tai uuden seurakunnan perustamisen tultua voimaan. Tämän tilanteen johdosta mahdollisesti kesken toimikauden vapautunut jäsenyys yhteisjohtokunnassa täytetään yhteisjohtokunnan päätöksellä ilman, että se vaikuttaisi toimikauden loppuajaksi jäseneksi valitun sopijaseurakunnan normaaliin vuorojärjestykseen.

Yhteisjohtokunnan tehtävänä on

1. Johtaa ja kehittää alueellisen keskusrekisterin toimintaa.

2. Tukea alueellisen keskusrekisterin henkilökuntaa työssään.

3. Hyväksyä alueellisen keskusrekisterin toimintakertomus isäntäseurakunnan hallintoelimien jatkokäsittelyä varten ja antaa sen tiedoksi sopijaosapuolille.

4. Hyväksyä seuraavan vuoden talous- ja toimintasuunnitelma sekä maksuosuuslaskelma isäntäseurakunnan hallintoa varten ja antaa se tiedoksi sopijaosapuolille.

5. Hyväksyä kustannusperusteiset muuttujat, joiden mukaan sopijaseurakunnilta vuosittain peritään korvaus alueellisen keskusrekisterin toiminnasta.

3.2. Alueellisen keskusrekisterin johtaja

Alueellisen keskusrekisterin käytännön johtamisesta vastaa alueellisen keskusrekisterin johtaja. Hän vastaa kirkkolain 16 luvun 5 §:ssä, 8 §:n 1 momentissa ja 9 §:ssä säädetyistä tehtävistä.

Alueellisen keskusrekisterin johtajan ottaa virkaansa isäntäseurakunnan kirkkoneuvosto varattuaan yhteisjohtokunnalle mahdollisuuden antaa lausunto virkaa hakeneista.

3.3. Tilintarkastus

Isäntäseurakunta huolehtii tämän sopimuksen sisältämien tehtävien hoitamisesta aiheutuvasta maksuliikenteestä ja kirjanpidosta. Isäntäseurakunta vastaa kirjanpidosta oman kirjanpitonsa osana.

Isäntäseurakunnan tilintarkastajat huolehtivat tilintarkastuksesta.

Tilinpäätös on annettava tilintarkastajien tarkastettavaksi viimeistään tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä.

Tilintarkastajien on annettava kultakin tilikaudelta tilintarkastuskertomus huhtikuun loppuun mennessä.

 

4 KUSTANNUKSET

4.1 Kustannusten jakaminen

Sopimuksen tarkoituksena on toimittaa omakustannushintaan sopijapuolten tarvitsemat, sopimukseen sisällytetyt kirkonkirjojen pidon tehtävät (mukaan lukien henkilöstö) sopijapuolten käyttöön. Kustannusten jako perustuu todellisiin aiheutuneisiin kustannuksiin, ja ne jaetaan osapuolten kesken jäsenmäärän mukaisessa suhteessa. Yhteisesti jaettaviin kustannuksiin ei voida sisällyttää kirkonkirjojen arkistoinnista aiheutuvia kustannuksia, vaan niistä vastaa kukin seurakuntatalous itsenäisesti.

Kustannusten jaon perusteena oleva sopijaseurakunnan jäsenmäärä (läsnä oleva väestö) on kutakin toimintavuotta edeltävän kalenterivuoden viimeisen päivän mukainen jäsenmäärä, joka on kirjattu kirkon virallisiin tilastoihin.

Aluekeskusrekisteri ei toimita sopijapuolille palveluita eikä harjoita liiketoimintaa, vaan kyse on tarkoituksenmukaisuussyistä järjestettävästä kustannusten jakamisesta. Kustannuksiin ei lisätä voittolisää.

Olennaisista kustannusten jakautumiseen vaikuttavista muutoksista sovitaan kirjallisesti.

4.2 Kustannusten veloittaminen

Sopijaseurakunnan on suoritettava maksuosuutensa isäntäseurakunnan kirkkovaltuuston hyväksymän talousarvion perusteella.

Kustannusten jaon pohjana on aluekeskusrekisterin talousarvio, jonka sopijapuoli on ottanut huomioon omassa talousarviossaan.

Aluekeskusrekisteri veloittaa kustannukset puolivuosittain etukäteen siten, että ensimmäisen vuosipuoliskon laskutus tapahtuu helmikuun loppuun mennessä ja toisen vuosipuoliskon elokuun loppuun mennessä.

Kustannukset tasataan vuosittain siten, ettei voittoa eikä tappiota synny sopijapuolille, tekemällä tilinpäätöksen jälkeen seuraavaan laskuun edellistä vuotta koskeva tasaus- tai hyvitys.

Viivästyneeseen suoritukseen sovelletaan korkolain mukaista viivästyskorkoa.

4.3. Sopimuksen tarkastelu

Sopimuksen oltua vuoden voimassa, sen toteutumista tarkastellaan kokonaisuutena sekä toiminnallisesta että taloudellisesta näkökulmasta sekä tehdään yhteisesti mahdolliset muutokset sopimukseen.

 

5 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA PÄÄTTÄMINEN

5.1 Sopimuskausi

Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sen. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

5.2 Sopijaseurakunnan irtisanoutuminen

Jos sopijaseurakunnan kirkkovaltuusto / sopijaseurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee se tehdä kirjallisesti yhteisjohtokunnalle viimeistään 11 kuukautta ennen sen kalenterivuoden alkua, jonka lopussa irtisanomisen halutaan astuvan voimaan.

Sopijaseurakunnalla ei ole oikeutta saada jako-osuutta tämän sopimuksen alaisesta varallisuudesta eikä muutakaan korvausta irtisanomisen johdosta.

Jos enemmän kuin puolet sopijaosapuolista haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee yhteisjohtokunnan selvittää sopimukseen perustuvat yli- tai alijäämät sekä laatia ehdotus ylijäämän jakamisesta tai alijäämän kattamisesta. Yhteisjohtokunnan purkautuessa tai sopimuksen rauetessa tehdään isäntäseurakunnan tilinpäätöksen yhteydessä KJ 11 luvun edellyttämä taloudellinen selvitys.

5.3 Isäntäseurakunnan irtisanoutuminen

Jos isäntäseurakunnan kirkkovaltuusto haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee se tehdä kirjallisesti yhteisjohtokunnalle viimeistään 11 kuukautta ennen sen kalenterivuoden alkua, jonka lopussa irtisanomisen halutaan astuvan voimaan.

Jos isäntäseurakunta haluaa irtisanoa tämän sopimuksen, tulee yhteisjohtokunnan selvittää sopimukseen perustuvat varat ja velat sekä laadittava jakoehdotus tai ehdotus velkojen kattamiseksi maksuosuuksien suhteessa. Ehdotuksista on hankittava tilintarkastajan lausunto.

Kun jakoehdotus on sopijapuolten enemmistön päätöksellä hyväksytty, sopimus katsotaan päättyneeksi. Yhteisjohtokunnan on suoritettava selvitystoimet loppuun kolmen kuukauden kuluessa. Irtisanomisilmoitukset otetaan tämän alkuperäisen sopimuksen liitteeksi.

 

6 SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKOMINEN

6.1 Sovellettava laki

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

6.2 Erimielisyydet

Erimielisyydet ratkaistaan tarvittaessa asian laadusta riippuen toimivaltaisessa tuomioistuimessa. Hallintoriita-asiat käsitellään Vaasan hallinto-oikeudessa ja mahdolliset yksityisoikeudelliset riita-asiat isäntäseurakunnan kotipaikan käräjäoikeudessa.

 

7 DIGITOITU AINEISTO

7.1. Digitoidun aineiston tarkastaminen ja korjaaminen

Liittyminen alueelliseen keskusrekisteriin edellyttää, että sopijaseurakunnan vanhojen kirkonkirjojen ja perhelehtien digitoitu aineisto on importoitu Kirjurijäsentietojärjestelmän Digi-osioon sekä tarkastettu ja korjattu Kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti. Aineiston tulee olla alueellisen keskusrekisterin käytettävissä, jotta virkatodistukset, sukuselvitykset ja sukututkimukset voidaan tehdä.

 

8 LIITTEET

 Liite 1 : tehtäväluettelo

Liite 2 : kustannustenjakolaskelma (31.12.2021 tilanteen mukaisena)

 

9 ALLEKIRJOITUKSET

Tämä on tehty 36:na kappaleena, yksi kullekin osapuolelle. Tämän sopimuksen osapuolille on kullekin oma allekirjoitussivunsa, jonka allekirjoittaa osapuolen puolesta siihen oikeutettu henkilö tai henkilöt. Isäntäseurakunnan allekirjoitussivu lähetetään kaikille sopijaosapuolille. Sopijaseurakunnan allekirjoitussivu lähetetään isäntäseurakunnalle, joka hallinnoi sopimusosapuolten puolesta sopimuskokonaisuutta.

Jyväskylä 30.06.2022 Jyväskylän seurakunta (isäntäseurakunta)

__________________________________________________ __________________________________________________

Arto Viitala, kirkkoherra                                       Anu Hanhinen, hallintojohtaja

 

Alajärvi 00.06.2022

Alajärven seurakunta 

_________________________

Alavus 00.06.2022

Alavuden seurakunta

_________________________

Evijärvi 00.06.2022

Evijärven seurakunta

_________________________

Ilmajoki 00.06.2022

Ilmajoen seurakunta

_________________________

Isojoki 00.06.2022

Isojoen seurakunta

_________________________

Isokyrö 00.06.2022

Isonkyrön seurakunta

_________________________

Joutsa 00.06.2022

Joutsan seurakunta

_________________________

Karijoki 00.06.2022 

Karijoen seurakunta

_________________________

Kaskinen 00.06.2022

Kaskisten seurakunta

_________________________

Kauhajoki 00.06.2022

Kauhajoen seurakunta

_________________________

Kauhava 00.06.2022

Kauhavan seurakunta

_________________________

Keuruu 00.06.2022

Keuruun seurakunta

_________________________

Kinnula 00.06.2022

Kinnulan seurakunta

_________________________

Kuortane 00.06.2022

Kuortaneen seurakunta

_________________________ 

Kurikka 00.06.2022

Kurikan seurakunta

_________________________

Laihia 00.06.2022

Laihian seurakunta

_________________________

Lapua 00.06.2022

Lapuan tuomiokirkkoseurakunta

_________________________

Lappajärvi 00.06.2022

Lappajärven seurakunta

_________________________

Laukaa 00.06.2022

Laukaan seurakunta

_________________________

Mustasaari 00.06.2022

Mustasaaren suomalainen seurakunta

_________________________

Muurame 00.06.2022 

Muuramen seurakunta

_________________________

Petäjävesi 00.06.2022

Petäjäveden seurakunta

_________________________

Pihtipudas 00.06.2022

Pihtiputaan seurakunta

_________________________

Saarijärvi 00.06.2022

Saarijärven seurakunta

_________________________

Seinäjoki 00.06.2022

Seinäjoen seurakunta

_________________________

Soini 00.06.2022

Soinin seurakunta

_________________________

Teuva 00.06.2022

Teuvan seurakunta

_________________________ 

Toivakka 00.06.2022

Toivakan seurakunta

_________________________

Uurainen 00.06.2022

Uuraisten seurakunta

_________________________

Vaasa 00.12.2020

Vaasan suomalainen seurakunta

_________________________

Viitasaari 00.12.2020

Viitasaaren seurakunta

_________________________

Vimpeli 00.06.2022

Vimpelin seurakunta

_________________________

Vähäkyrö 00.06.2022

Vähänkyrön seurakunta

_________________________

Ähtäri 00.06.2022

Ähtärin seurakunta

_________________________

Äänekoski 00.06.2022

Äänekosken seurakunta

_________________________