Evästeet
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Tietosuojaseloste Domus-asianhallintajärjestelmästä
Rekisterinpitäjä
Jyväskylän seurakunta
Käyntiosoite: Vapaudenkatu 47, 40100 Jyväskylä
014 636 611
jyvaskylan.seurakunta(at)evl.fi
Yhteyshenkilö
Eija Seuranen
hallinnon asiantuntija
eija.seuranen(at)evl.fi
0405354124
Rekisterin nimi
Domus-asianhallintajärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän toimintaan kuuluvien asioiden ja asiakirjojen hallinta, valmistelu, päätöksenteko ja arkistointi. Rekisterinpitäjän asioiden ja asiakirjojen hallinta ja käsittely hoidetaan sähköisesti Domus-järjestelmällä niiden koko elinkaaren ajan. Domus muodostaa myös asiakirjojen käsittelyn rekisteriosan, diaarin. Kirjaamisessa asioita ja asiakirjoja koskevat tiedot rekisteröidään rekisteriin siten, että samaan asiaan liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat saavan yhteisen kirjaamistunnuksen (diaarinumeron).
Tietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtaan.
Tieto säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa, mutta jos asiointi tapahtuu pa-perimuodossa, tiedot saatetaan skannaamalla sähköiseen muotoon ja paperimuotoiset asiakirjat liitetään arkistoon.
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Tiedot ovat osaksi henkilötietoja ja osaksi muita tietoja.
Henkilötietoina Domukseen voidaan tallettaa henkilön etu- ja sukunimitiedot, yhteystiedot sekä tarvittaessa henkilötunnus ja kirkon työntekijöiden z-tunnus. Hakemus- ja hankinta-asiakirjojen yhteydessä rekisteriin voidaan tallettaa henkilön tai työnantajan antamina tietoja koulutuksesta ja työkokemuksesta sekä muita lähetettyihin asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja. Osa talletettavista tiedoista on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia erityisiä henkilötietoja.
Tietolähteet
Henkilötietoja saadaan sisäisistä järjestelmistä, asianosaisilta, tuomiokapituleilta, seurakunnilta ja kirkkohallitukselta.
Lisäksi henkilötietoja saadaan muilta viranomaisilta, sopimus- ja yhteistyökumppaneilta sekä erilaisten toimielinten, neuvottelukuntien, toimikuntien ja työryhmien jäseniltä.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille käsittelijöille. Esityslistoja ja pöytäkirjoja julkaistaan verkossa julkisuuslainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedot säilytetään verkossa oikaisuvaatimus- tai valitusajan loppuun saakka.
Oikeus saada tietoja asianhallintajärjestelmässä olevista tiedoista ja asiakirjoista määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.
Domuksen tekninen ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot sisältyvät asiakirjoihin, joita säilytetään Domuksen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus:
- pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
- pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava.jita(at)evl.fi
Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
p. 029 566 6700